Obowiązki zarządcy lub zarządu wspólnoty

Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności:

– właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości;
– bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;
– właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego;
– bieżące administrowanie nieruchomością;
– utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;
– uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.
(art. 184b Ustawy o gospodarce nieruchomościami)

Zarząd lub Zarządca zobowiązany jest m.in. do:

• realizowania bieżących spraw związanych z nieruchomością;
• podpisywania umów z firmami zewnętrznymi na dostawę mediów;
• organizacji i nadzoru nad prowadzonymi remontami;
• zwoływania zebrań i organizowania głosowań;
• informowania mieszkańców o przebiegu działalności;
• pilnowania porządku domowego;
• dbania o przeprowadzanie regularnych przeglądów okresowych;
• utrzymywania nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym;
• zorganizowania firmy sprzątającej i odśnieżającej teren wspólnoty.

Kiedy pojawia się administrator?

Jeżeli zarząd własny wspólnoty nie chce samodzielnie wypełniać obowiązków związanych z zarządzaniem nieruchomością, może powierzyć tę rolę osobie bądź firmie zewnętrznej – administratorowi. Wybierając administratora, należy pamiętać, że jego odpowiedzialność i obowiązki ograniczają się do zapisów umowy cywilnoprawnej. Administrator nie odpowiada za zarządzanie nieruchomością, ale osoby wybrane przez mieszkańców do zarządu wspólnoty. Zarząd wspólnoty z reguły podejmuje współpracę z firmą zewnętrzną, odciążając się z zdań związanych z powierzoną rolą.

Kim jest administrator i jak jest wybierany?

Administrator to osoba, która musi posiadać tytuł zawodowy zarządcy nieruchomości, czyli inaczej licencję. Działa na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między nim (osobą z licencją zawodową) lub właścicielem firmy zarządzającej nieruchomościami, a zarządem wspólnoty mieszkaniowej.

W umowie o administrowaniu powinny być szczegółowo określone zadania i obowiązki powierzone administratorowi. Należy pamiętać o oświadczeniu administratora o posiadanym aktualnym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w trakcie wykonywania działalności.

Jakie obowiązki spoczywają na administratorze nieruchomości?

Obowiązki powierzone administratorowi ściśle określa umowa między nim a wspólnotą mieszkaniową. Firmy zarządzające i administrujące nieruchomościami zazwyczaj informują, w jakim zakresie mogą zająć się administrowaniem budynkiem i jakie objąć zadania. Niektóre oferują konkretne pakiety do wyboru, które obejmują wyłącznie administrowanie bądź zarządzanie i administrowanie.

Do obowiązków administratora może należeć:

• utrzymywanie porządku i czystości na terenie nieruchomości lub nadzór nad firmą sprzątającą nieruchomość;
• przeprowadzanie i nadzorowanie prac remontowych;
• zbieranie opłat na utrzymanie nieruchomości wspólnej;
• prowadzenie i aktualizacja dokumentów lokalowych;
• dyspozycyjność pracowników w nagłych sytuacjach po godzinach pracy oraz ustanowienie dyżuru administratora;
• opracowywanie wzorów uchwał, regulaminów, statutów oraz innych aktów prawnych wspólnoty;
• windykacja opłat należnych od właścicieli lokali w postępowaniu sądowym i komorniczym.

Firmy zajmujące się zarządzaniem i administrowaniem oferują także obsługę bankowo-księgową (otwarcie rachunku bankowego dla wspólnoty i prowadzenie rozliczeń) i techniczną (organizowanie przetargów na remonty, przeglądów budowlanych, gazowych, elektrycznych i kominiarskich, prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości).

Przed wyborem formy zarządzania wspólnotą mieszkaniową, dobrze jest zapoznać się szczegółowo z każdą możliwością. Pojęcia zarządu, zarządcy i administratora często są ze sobą mylone, a przecież ich odpowiedzialność i obowiązki są różne. Dla efektywnego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej istotne jest określenie relacji między nimi i doprecyzowanie powierzanych obowiązków.